Billomat Erfahrungsbericht

Stand: Januar 2018

Video Kurzportrait von billomat

Unsere Erfahrungen mit billomat

Bei Billomat handelt es sich um eine Software aus der Cloud, die umfangreiche Funktionen zur Rechnungsstellung als auch Basisfunktionen für die Buchhaltung bietet. Das in Nürnberg ansässige Unternehmen speichert alle Daten auf Servern in Deutschland.

Einfache Einrichtung und weitreichende Möglichkeiten zur Individualisierung

Die Software kann durch zahlreiche Möglichkeiten an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Insbesondere ist hier die Möglichkeit zu nennen, benutzerdefinierte Felder in der Kunden- oder Artikelverwaltung anzulegen (z.B. zur Kategorisierung von Kunden). Diese Felder können später sogar in Belegen durch Platzhalter integriert werden. Überzeugt hat uns auch die ausdifferenzierte Benutzerverwaltung mit der Möglichkeit Rollen zu verwalten.

Für den Rechnungsstellungsprozess bietet Billomat zahlreiche Funktionalitäten an und lässt kaum Wünsche offen. Produkte und Kunden lassen sich über vielfältige Optionen importieren. Für Belegtypen wie Rechnung, Angebote usw. lassen sich individuelle Vorlagen definieren. Dabei können Textbausteine und Platzhalter genutzt werden. Die Belege lassen sich schnell und unkompliziert erstellen. Komplett automatisiert lassen sich Abo Rechnungen (sogenannte wiederkehrende Rechnungen) erstellen und versenden.

Mehrstufiger Mahnprozess mit individuellen Texten

Hervorzuheben ist noch der automatisierte und mehrstufige Mahnprozess. Es können beliebige Mahnstufen mit unterschiedlichen Formulierungen und Mahngebühren definiert werden. Auf Wunsch können Mahnungen automatisiert erstellt und versendet werden. Alternativ kann auch nur eine Mahnvorschlagsliste erzeugt werden. Versenden lassen sich alle Belege per Mail, Fax oder über einen Dienstleister per Post.

Belegerkennung über OCR und Bankkonto-integration

Auch wenn der Schwerpunkt von Billomat auf der Rechnungsstellung liegt, gibt es diverse Funktionalitäten im Rahmen der Buchhaltung. Zwar lassen sich Konten (Bank, PayPal, Kreditkarte usw.) einfach über den Dienstleister figo anbinden und Belege den einzelnen Transaktionen zuweisen, wir empfanden den Prozess hierfür aber als etwas umständlich. Die OCR Erkennung hat bei unseren Versuchen gut funktioniert und brauchbare Ergebnisse geliefert. Dabei werden die Informationen aus hochgeladenen Belegen automatisch ausgelesen und erfasst (z.B. Lieferantenname, Rechnungsbetrag usw.). Der Belegupload per Email (Weiterleitung an spezielle Billomat Email Adresse) oder durch die Anbindung eines Cloud Speichers ist sehr praktisch.

Keine Kassenbuch- und Abschreibungsfunktion

Leider gibt es keine Möglichkeit Kassenbücher abzubilden und auch eine Funktion zur Verwaltung der Anlagegüter und deren Abschreibungen wird nicht angeboten. Darüber hinaus haben wir die Möglichkeit vermisst, direkt aus Billomat heraus die Umsatzsteuervoranmeldung via Elster zu versenden.

Etwas umständliche Benutzerführung

Durch die vielfältigen Funktionalitäten von Billomat wird die Lösung unserem Empfinden nach etwas übersichtlich und ist an der ein oder anderen Stelle umständlich zu bedienen. Insbesondere, dass die Navigation im linken Bereich sich nach jedem Klick wieder einklappt und neu herausgeklappt werden muss, haben wir als sehr umständlich empfunden.

Eigene Billomat-App und zahlreiche Drittanbieter Apps

Um auch von unterwegs auf Billomat zugreifen zu können wird eine eigene App zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus bietet Billomat eine eigene API an bzw. hat zahlreiche Applikationen von Drittanbietern wie Basecamp, shopify, dropbox, google drive usw. integriert. Bei Billomat handelt es sich um einen deutschen Anbieter der seine Server ausschließlich in Deutschland betreibt. Selbstverständlich werden Ihre Daten verschlüsselt übertragen.

Lange Testphase zum Ausprobieren

Es werden 4 Preispakete mit unterschiedlichen Laufzeiten angeboten, die sich in der Anzahl an Dokumenten pro Monat, der Kunden, der Artikel und Benutzer unterscheidet. Für längere Laufzeiten gibt es Rabatte. Es wird eine sehr lange Testphase von 60 Tagen angeboten.

Screenshots von billomat

(Quelle: www.billomat.de / Online Applikation)