SevDesk Erfahrungsbericht

Stand: Januar 2018

Video Kurzportrait von sevDesk

Unsere Erfahrungen mit SevDesk

Gutes und übersichtliches Initial-Setup

Das initiale Setup geht bei sevDesk sehr schnell und komfortabel. Unternehmensdaten sind in einem zentralen Punkt zusammengefasst. Dort können Sie z.B. hinterlegen welche Versteuerungsart oder Kontenrahmen Sie nutzen möchten. Artikel und Kontakte können auch über eine Excel-Import-Vorlage importiert werden, allerdings ist dieser Punkt unter System zu finden und nicht direkt bei den Artikeln bzw. Kontakten.

Hervorragende Individualisierungsmöglichkeiten

Belegnummern lassen sich mit Platzhaltern für z.B. Jahr, Tag Monat usw. flexibel anpassen, hier sollten Sie auf jeden Fall auch Ihre bisher verwendete Logik abbilden können. Sehr gut gefallen hat uns die große Auswahl an Vorlagen für Beleglayouts. Viele Anbieter haben lediglich ein Layout zur Auswahl, bei sevDesk kann zwischen unterschiedlichen Designs gewählt werden. Darüber hinaus kann ein eigenes Briefpapier hinterlegt werden. Im Standard bzw. für den technisch nicht versierten Anwender gibt es keine Möglichkeit zwischen unterschiedlichen Schriftarten zu wählen. Allerdings bietet sevDesk einen Service an individuelle Layouts gehen Entgelt zu erstellen. Versierte Anwender können über HTML-Vorlagen eigene Layouts hochladen.

Sehr gut ist die Möglichkeit, mehrere Benutzer anzulegen und diesen Rechte zuweisen zu können. Dort kann festgelegt werden ob der Benutzer z.B. Zugriff auf das Dashboard hat, Rechnungen einsehen kann oder Artikel bearbeiten darf.

Begeistert waren wir auch von den Textvorlagen die für jeden Belegtyp definiert werden können. Es können z.B. Einleitungstexte oder Schlusstexte definiert werden, die darüber hinaus mit Platzhaltern versehen werden können (z.B. Anrede, Name, Belegnummer usw.).

Unserer Ansicht nach sollten alle genannten Individualisungsmöglichkeiten Standard sein, aber leider bieten dies nur wenige Anbieter an und sevDesk ist hier eine angenehme Ausnahme.

Sehr guter Beleg-Workflow

Der Belegprozess vom Angebot bis hin zur eventuellen Mahnung ist sehr gut gestaltet und mit wenigen Klicks erledigt. Viele kleine Details machen Ihnen die Handhabung sehr einfach und man merkt, dass an dieser Stelle mit viel Liebe fürs Detail gearbeitet wurde. So lässt sich beispielsweise mit einem Klick wählen ob ein Unterschriftenblock, die Artikelnummern, Falz- und Lochmarken uvm. angezeigt werden sollen. Zusätzlich kann zwischen zahlreichen Sprachen wie Englisch, Spanisch, Französisch und Griechisch gewählt werden. Fast selbstverständlich kommt es einem dann vor, dass der E-mail Versand über den eigenen SMTP Account erfolgen oder auch per Post direkt aus dem Programm versendet werden kann. Darüber hinaus werden alle Änderungen in einem Aktivitätenprotokoll festgehalten.

Mahnungen und Abo-Rechnungen nehmen viel Arbeit ab

Werden Rechnungen fällig erscheinen sie automatisch in den Mahnungsvorschlägen. Daraus lassen sich dann Mahnungen mit optionalen Mahngebühren erstellen. Es werden aber keine Mahnungen automatisch erstellt und versendet, auch gibt es keine Möglichkeit Mahnstufen mit unterschiedlichen Texten zu erstellen. Arbeit nehmen Ihnen auch die Abo-Rechnungs-Funktion ab. Hier können Sie für wiederkehrende Rechnungen einen Zeitraum definieren, in dem diese automatisch erstellt werden. Leider ist es nicht möglich diese automatisch versenden zu lassen.

Erfassung von Ausgaben und Einnahmen mit kleinen Schwächen

Auch bei der Buchhaltung unterstützt sevDesk mit zahlreichen Funktionen. Belege lassen sich über eine eigene Scan App, Upload oder per Weiterleitung an eine E-Mail Adresse ins System laden. Eine Anbindung an einen Cloud Speicher gibt es allerdings nicht.

Die Texterkennung von Beleginformationen (OCR) hat bei unseren Versuchen nicht immer gut funktioniert. Teilweise wurden unserer Auffassung nach gut lesbare Infos doch nicht erkannt. Auch waren die Vorschläge für die Kontierungskategoie nicht immer zielführend. Dennoch hat die OCR Erkennung viel Arbeit im Alltag abgenommen und erleichtert die Erfassung von Belegen erheblich.

Bankkonto-Integration mit automatischen Zahlungsabgleich

Bankkonten lassen sich mit wenigen Klicks einfach integrieren und die Umsätze anzeigen. Die gescannten Belege lassen sich dann einfach mit den entsprechenden Transaktionen verknüpfen. Leider hatte es bei unserem Versuch nicht funktioniert, dass selbst gescannte Belege automatisch den entsprechenden Transaktionen zugewiesen werden. Laut Aussage von sevDesk ist dies der Fall, wenn bei Belegen die Belegnummer mit dem Verwendungszweck übereinstimmt. Was bei unserem Versuch funktionierte hatte ist ein automatischer Abgleich der über sevDesk erstellen Rechnungen mit den erhaltenen Zahlungen im Bankkonto.

Wiederkehrende Belege und Abschreibungsfunktion

Viel Arbeit erspart die Erfassung von wiederkehrenden Belegen wie Mieten, Abro-Rechnungen für Cloud Service, Zinszahlungen oder Hosting Kosten. Hierfür können die entsprechenden Vereinbarungen einmalig hinterlegt werden (z.B. der Mietvertrag) und das entsprechende Abrechnungsintervall und der Betrag hinterlegt werden.

Eine sehr gute Abschreibungsfunktion ergänzt das Angebot. Bei der Erfassung von Belegen wird bei der Auswahl der entsprechenden Kategorie wie z.B. Maschine automatisch die Abschreibungsfunktion angeboten und Sie können eine Nutzungsdauer angeben. Die Abschreibungen werden dann automatisch in der Anlagenbuchhaltung generiert.

Gute Reports und Anbindung an Elster, DATEV und den Steuerberater

Mit wenigen Klicks lässt sich für definierte Zeiträume eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder Gewinn und Verlustrechnung (G+V) erstellen. Mit dem Dashboard behält man jederzeit den Überblick über Kosten, Umsätze und Abschreibungen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung kann direkt per Elster aus dem Programm versendet werden. Darüber hinaus lassen sich die Buchungen als auch Belege exportieren und dem Steuerberater zur Verfügung stellen. Hervorzuheben ist an dieser Stelle, dass dabei dass DATEV Online Format unterstützt wird, so dass Belege als auch die Buchungen direkt in das DATEV Programm Ihres Steurberaters eingelesen werden können.

3 Preismodelle zur Auswahl

Es stehen drei Preismodelle zur Auswahl, die sich im Funktionsumfang deutlich unterscheiden. Für eine Umsatzsteuervoranmeldung ist allerdings bereits der mittlere Tarif und für die Abbildung der Lagerhaltung der teuerste Tarif notwendig. Für die meisten Nutzer dürfte aber der mittlere Tarif ausreichen.

Screenshots von sevDesk

(Quelle: www.sevdesk.de / Online Applikation)