Collmex Erfahrungsbericht

Stand: Januar 2018

Video Überblick zu Collmex

Unsere Erfahrungen mit Collmex

Collmex bietet eine umfangreiche Buchhaltungs- und Abrechnungssoftware, die darüber hinaus noch Warenwirtschafts und E-Commerce Funktionalitäten bietet. Auch wenn Dienstleistungen mit der Cloud-Lösung abgebildet werden können, liegt der Fokus unserer Meinung nach auf Kunden mit physischen Produkten.

Umfassender Funktionsumfang mit Schwächen bei der Usability

Schon beim ersten Blick auf die Benutzeroberfläche wird deutlich, dass der Funktionsumfang auf hohem Niveau liegt. Ebenso wird an dieser Stelle aber auch deutlich, dass die Usability unserer Auffassung nach nicht optimal ist. Der Benutzer wird durch zahlreiche Menüpunkte erschlagen durch die er sich klicken muss und nicht immer ist auf Anhieb klar, was sich dahinter verbirgt.

Umfangreiche Einrichtungsoptionen für individuelle Anforderungen

Die umfangreichen Einrichtungsoptionen erlauben es, die Lösung auf die individuellen Bedürfnisse anzupassen (z.B. Definition Geschäftsjahr, Anlage Unterfirmen, individuelle Mahnungstexte, individuelle Buchungskonten, Preisgruppen, Kundengruppen usw.). Unter diesem Aspekt war es erstaunlich, dass bei den Belegnummern keine Platzhalter z.B. für Jahr oder Monat verwendet werden können und auch nur 2 Schriftarten zur Verfügung stehen. Dafür lassen sich für alle Belegarten Textbausteine definieren, die als Einleitungs- oder Schlusstext als Standard verwendet werden können.

Über die Importfunktion lassen sich Kunden, Lieferanten oder Artikel importieren. Belege wie Angebote und Rechnungen lassen sich schnell anlegen. Allerdings haben wir bei Rechnungen ein Feld für die Angabe des Leistungszeitraums oder Leistungszeitpunkts vermisst.

Zahlreiche Buchhaltungsfunktionen lassen keine Wünsche offen

Dass die Cloud Lösung schon seit 2003 am Markt ist wird auch an den umfangreichen Funktionen in der Buchhaltung ersichtlich. Hier bleiben so gut wie keine Wünsche offen. Unter anderen werden folgende Funktionen geboten:

·      Kostenstellen

·      Individuelle Buchungskonten

·      Abschreibungsfunktion

·      Kassenbuch

·      Reisekostenabrechnung

·      Umsatzsteuervoranmeldung

·      Erfassung von Belegen und Zuweisung zu Buchungen

·      uvm

Ergänzt werden die zahlreichen Funktionen durch praktische Reports wie Saldenlisten und die übersichtliche Anzeige der Buchungsposten.

Ungewöhnlicher Prozess für den Belegupload

Zur Verzweiflung hat uns etwas die Einrichtung des Prozesses für den Belegupload gebracht. Belege können bei Collmex nur durch den Versand an eine bestimmte Email Adresse eingespielt werden. Leider konnten wir ohne den Support die entsprechende Einrichtung nicht finden. Ist die Einrichtung einmal korrekt hinterlegt, werden Anhänge automatisch hochgeladen und stehen für die Zuweisung in Collmex zur Verfügung. Allerdings hatte die integrierte OCR Erkennung bei unseren 5 Versuchen keinen einzigen Wert aus den Belegen erkennen können. Alle Werte mussten manuell übernommen werden.

Wenig Schnittstellen zu Drittanbietern

Collmex bietet eine API an. Die Anzahl der integrierten Drittanbieter ist allerdings überschaubar (z.B. Sage Lohn und Gehalt, Amazon Schnittstelle usw.). Dies liegt aber unter Umständen auch daran, dass Collmex für viele Funktionen die andere Anbieter über externe Anbieter lösen, eigene Funktionen bietet. Beispielsweise können Arbeitszeiten intern erfasst und über das Projektmodul auf Projekte gebucht werden. Die Projektaufwände lassen sich dann mit wenigen Klicks in eine Kundenrechnung importieren.

Modulares Preismodell ermöglicht viel Flexibilität

Für das Komplettpaket mit Buchhaltung und Rechnungsstellung bietet Collmex 3 Tarife zur Auswahl an. Wie üblich unterscheiden sich die Pakete im Leistungsumfang (Kassenbuch, Reports, Sammelrechnung, Abbildung E-Commerce Funktionen usw.) und der Anzahl der Mitarbeiterzugänge. Die Pakete sind funktional sinnvoll geschnitten und jeder sollte das passende Paket finden. Es können aber auch nur die Pakete Buchhaltung oder Rechnung gebucht werden.

Screenshots von Collmex

(Quelle: www.collmex.de / Online Applikation)