Papierkram Erfahrungsbericht

Stand: Januar 2017

Video Kurzportrait von Papierkram

Unsere Erfahrungen mit Papierkram

Das im Jahre 2014 gegründete und in Wiesbaden ansässige Unternehmen bietet mit der cloudbasierten Buchhaltungs- und Rechnungslösung ein attraktives Produkt für Freelancer und kleinere Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich. Selbstverständlich liegen alle Daten in Rechenzentren in Deutschland.

Hervorragende Benutzerführung und ansprechendes Design

Als erstes fällt bei Papierkram das sehr ansprechend gestaltete Design an, das durch eine sehr gute Benutzerführung ergänzt wird. Auch unerfahrene Anwender finden sich schnell zurecht und die initiale Einrichtung geht dadurch schnell von der Hand. Kontakte als auch Produkte und Dienstleistungen lassen sich importieren oder schnell manuell anlegen. Die Nummernkreise der Belege lassen sich flexibel mit Platzhaltern anlegen, und es Ihnen somit ermöglichen, Ihre bisherige Nummernlogik auch in Papierkram fortzusetzen. Leider können keine Produktsets definiert werden und bei Kunden keine individuellen Zahlungskonditionen hinterlegen. Ab der Pro Version könne mehrere Benutzer mit entsprechenden Rollen angelegt werden. Vermisst haben wir noch die Option, mehrere Währungen zu nutzen, dies scheint aber bei Papierkram bereits auf der Roadmap zu stehen.

Sehr guter Prozess von der Angebotserstellung bis zur Mahnung

Der Beleg-Workflow ist durchdacht und greift nahtlos ineinander. Von der Erstellung von Angeboten über die Rechnungsstellung bis hin zur Mahnung sind alle wichtigen Funktionalitäten enthalten. Belege lassen sich in den Einstellungen an individuelle Bedürfnisse anpassen (aus-/einblenden bestimmter Informationen, eigenes Briefpapier usw.) Im Vergleich zu Mitbewerbern fällt positiv auf, das eigene Schriftarten verwendet werden können. Dies bieten nur wenige Anbieter an und ist für Unternehmen aus “kreativen Branchen” sicherlich sehr interessant. Allerdings können Belege nur per Mail versendet werden, und diese leider nicht über einen eigenen SMTP Server. Ein Versand per Post wird derzeit noch nicht angeboten. Wünschenswert wäre noch die Funktion, den Leistungszeitraum über eine Kalenderfunktion auswählen zu können, derzeit ist dies ein Textfeld.

Praktisch und durchdacht: Die Projektverwaltung mit Zeiterfassung

Man merkt Papierkram an, welche Intention dahintersteht: Eine einfach zu bedienende Software für Dienstleister zu schaffen, die Ihre Leistungen überwiegend zeitbasiert abrechnen. Der integrierten Projektverwaltung und Zeiterfassung merkt man an, dass die Verantwortlichen bei Papierkram viel Erfahrung mit diesen Prozessen haben. Zahlreiche Funktionen erlauben es, Projekte und die in diesem Zusammenhang entstehenden Aufwände zu verwalten und abzurechnen:

·      Zuweisung von Projekten zu Kunden

·      Definition von Projektbudgets

·      Controlling der Aufwände

·      Zeiterfassung

·      Fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten

·      Erstellung von Rechnungen aus Zeiterfassung

·      Zuweisung von Kosten zu Projekten

·      Weiterverrechnung von Aufwänden an Kunden

·      uvm

Einfacher Belegupload per Email & Zuweisung zu Banktransaktionen

Belege könne einfach über die Webanwendung hochgeladen werden oder per Mail an eine Papierkram-Email Adresse weitergeleitet werden. Eine eigene Scan App gibt es nicht, aber durch die E-Mail Funktion für den Belegupload lassen sich externe Scan Apps nutzen und die Belege können einfach an die E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Praktisch ist, dass gleich mehrere Belege auf einmal per Mail versendet werden können und diese dann alle hochgeladen werden.

Texterkennung per OCR mit Schwächen

Eine OCR Erkennung soll aus den Belegen die wichtigsten Informationen auslesen (z.B. Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Lieferant usw.), bei unseren Versuchen wurden allerdings nicht alle Werte erkannt. Der Rechnungsbetrag und das Belegdatum wurden fast immer zuverlässig übernommen, darüber hinaus wurden leider keine Werte erkannt. Bei der Zuweisung von Belegen zu einer Kategorie für die Verbuchung hätten wir uns noch gewünscht, dass noch umfassender nach allgemeinen Begriffen gesucht werden kann und daraus die entsprechende Kategorie bzw. Kontierung vorgeschlagen wird. Aus den hochgeladenen Belegen lassen sich mit wenigen Klicks dann Ausgaben/Einnahmen erstellen und diese den betreffenden Transaktionen auf dem Bankkonto zuweisen.

Gute Funktionalitäten für die Buchhaltung

Auch die Funktionen im Rahmen der Buchhaltung sind gut durchdacht und auf die Bedürfnisse von Dienstleistern ausgerichtet. Leider ist nur die Ist-Versteuerung möglich, eine Soll-Versteuerung kann nicht abgebildet werden. Sehr gut gelöst ist die Weiterberechnung von Aufwänden an Kunden bzw. auf Projekte. Dadurch lassen sich z.B. Reisekosten einfach auf ein Projekt weiterverrechnen und mit einem Klick werden diese Aufwände in die Projektabrechnung am Ende des Monats übernommen. Zusätzlich kann noch ein Eigenanteil definiert werden, der dann nicht weiter belastet wird.

Reports, Umsatzsteuervoranmeldung und DATEV Export

Als Reports stehen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und eine Cashflow Analyse zur Verfügung. Die Umsatzsteuervoranmeldung kann nicht direkt per Elster versendet werden, aber als XML heruntergeladen und über das Elster Portal hochgeladen werden. Die Buchungen lassen sich im DATEV Format herunterladen, und kann direkt an den Steuerberater weitergeleitet werden. Leider werden dabei nicht auch die Belege mit heruntergeladen, sondern nur die Buchungen. Wünschenswert wäre es, wenn auch die Belege mit exportiert und verknüpft würden und somit in das DATEV Programm importiert und damit revisionssicher abgelegt werden.

Kostenlose Version mit Basisfunktionen bis hin zum Team-Preismodell

Es wird eine kostenlose Version angeboten, die aber vom Funktionsumfang sehr beschränkt ist und darüber hinaus das Papierkram Logo auf Belegen enthält. Darüber hinaus gibt es 3 weitere Tarife. Die beiden Basistarife unterscheiden sich funktional (Belegerkennung, Kontoanbindung, Wiederkehrende Rechnungen usw.) als auch beim Speicherplatz. Die Top Version ermöglicht die Verwaltung von mehreren Benutzern. Unserer Auffassung nach ist man mit der mittleren Version (Pro +) am besten bedient.

Screenshots von Papierkram

(Quelle: www.papierkram.de / Online Applikation)